Иногда оказывается удобно работать с общей Телефонной книгой, а не заносить отдельные номера контрагентов в каждый настольный телефонный аппарат, тем более, что в общую Телефонную книгу данные могут заносить разные сотрудники по мере необходимости.

Такая Телефонная книга может быть доступна всем сотрудникам компании или только некоторым из них.

При необходимости, на этапе внедрения, можно настроить индивидуальные телефонные книги для разных сотрудников или пометить некоторых контрагентов, которые будут не видны другим пользователям Телефонной книги.

Количество записей в Телефонной книге ограничивается только размером дискового пространства, используемого АТС. Данные хранятся в базе данных MySQL (или совместимой).

Данные заносятся в пустые поля ФИО и телефон, а затем кликается кнопка . Для удаления записи служит кнопка . Если кликнуть по кнопке с трубкой , то сначала будет вызван внутренний номер сотрудника, который авторизовался в Телефонной книге, а затем, после того как сотрудник ответит на вызов АТС, будет вызван выбранный контрагент.

Описанное выше можно дополнить следующей иллюстрацией:

Записи автоматически сортируются по алфавиту. Нужную запись можно оперативно найти путём нажатия сочетания клавиш CTRL+F. Для редактирования просто кликните по нужному полю и исправьте данные, а затем перейдите на другое (любое) поле.

При наличии прямых ссылок, как показано на верхнем рисунке (ссылки на сотрудников Филиала1 и Филиала2), можно кликать по ним для связи с этими сотрудниками. Данный раздел в левой части экрана формируется разработчиком на этапе внедрения Телефонной книги и может отсутствовать первоначально, но добавлен впоследствии, когда в этом возникнет необходимость.

Техническую поддержку можно вызвать набрав на настольном телефонном аппарате внутренний номер 189, а также кликнув в браузере по ссылке с номером 189. Для пользователей браузера Google Chrome реализован удобный вызов техподдрежки из Телефонной книги нажатием сочетания клавиш Alt+H (для Firefox нужно нажать Shitf+Alt+H).

Важной особенностью применения Телефонной книги является то, что при входящем вызове от клиента или партнёра компании осуществляется сравнение номера звонящего с номером, который занесён в базу данных Телефонной книги. Если совпадение найдено, то на экране настольного телефонного аппарата выводится имя звонящего, как в примере на фотографии.

Для некоторых старых телефонных аппаратов, например, для IP-телефона Cisco SPA303, которые «отказываются» выводить кириллицу на свой дисплей, АТС автоматически преобразует символы кириллицы в транслит (выводит имя латинскими символами). Можно настроить АТС, чтобы она автоматически определяла, когда выводить информацию кириллицей, а когда её следует предварительно преобразовать в транслит. Для этого нужно понимать, какой парк телефонных аппаратов есть у Заказчика, тогда АТС автоматически будет сравнивать sip заголовки по параметру User-Agent и делать необходимые преобразования.